理事長への連絡1日20件を6件に。在宅医療3院の理事長が分身AIで訪問時間を取り戻す

本記事はモデルケース（架空の導入シナリオ）です。社名・人物・数値はすべて仮のもので、当社の支援内容をイメージしていただくための試算例です。

会社プロフィール

T法人は京都府南部で内科クリニック2院と在宅医療専門のクリニック1院を運営する医療法人です。職員60名（医師6名、看護師18名、医療事務14名、事務局・ドライバーなど22名）。理事長は在宅医療を志して15年前に開業し、現在は法人全体の経営と在宅診療の両方を担っています。悩みは、3院からの相談、職員の人事、取引先対応、行政への届出が理事長に集中し、「本来やりたい在宅の訪問件数を自分の判断業務のために減らしている」ことでした。

抱えていた課題

1. 理事長への相談と決裁が止まらない。各院の事務長からの相談、職員の勤務や処遇の判断、設備や備品の購入承認など、1日20件前後の連絡が理事長のスマートフォンに届きます。訪問診療の合間に返信するため、返答が遅れて現場が待つことも多くありました。

2. 経営の数字が見えない。3院の収支はレセコンとExcelで個別に管理され、法人全体の状況を理事長が把握するには経理担当が月末に集計するのを待つしかありません。在宅の訪問計画も、看護師と事務が手作業で組んでいました。

業務棚卸しで見えた定型タスク

導入したAIエージェント

1. 理事長分身エージェント（相談の一次回答）

過去3年分の理事長と各院とのやり取り、法人の規程、理事長が職員に語ってきた方針のメモを生成AI（Claude）に読み込ませ、事務長や職員からの相談に「理事長ならこう答える」一次回答を根拠付きで返します。勤務や備品などの日常的な判断は事務長が一次回答をもとに決裁できるよう規程を整え、人事・金銭の重要案件と患者に関わる事項は理事長に転送します。理事長に届く連絡は1日20件から6件程度に減る想定です。

2. 経営数値要約エージェント

3院のレセコンの集計データと経理のExcelを毎週読み込み、Geminiが法人全体と院別の収支、患者数、在宅の訪問件数の推移を要約して理事長に配信します。前月からの変化や注意すべき点を3行で示すため、理事長は月末を待たずに状況を把握できます。

3. 訪問計画草案エージェント

患者の所在地、訪問頻度、医師と看護師の勤務予定をもとに、週間の訪問計画の草案と移動の効率化案を作成します。急な変更が入った場合も再調整案を提示し、看護師と事務は確認と微調整に集中します。訪問する患者の順序や診療内容の判断は医師が行い、AIは移動と日程の組み立てを支援します。

導入の流れ

1. STEP1 無料相談（60分）：理事長が訪問の合間にオンラインで参加。「自分が在宅を回る時間を取り戻したい」という目的を最初に共有しました。
2. STEP2 AI業務診断・ロードマップ策定（30万円〜）：理事長の1か月の連絡と予定表を分析し、相談の6割が過去に同様の回答をした内容であることを確認。分身エージェントと訪問計画草案を優先しました。
3. STEP3 実行：T法人は構築委託コースを選択。レセコンや訪問計画に関わるデータの整備に技術的な工数が必要で、事務局に構築を担える人員がいなかったためです。4か月で稼働し、事務局に運用を引き継ぎました。

Return on AI 試算

以下はあくまで試算例です。

理事長自身は月30時間程度の時間が戻る想定で、この時間は在宅の訪問と法人の中期計画に充てます。

経営者の声（モデルケース）

「在宅医療をやりたくて開業したのに、気づけば承認と相談の返信ばかりしていました。AIが私の過去の判断を整理して事務長に示してくれるようになり、現場が自分で決められるようになった。私はまた患者さんの家を回れています」（架空のT法人理事長の声です）

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※本記事はモデルケース（架空の導入シナリオ）であり、効果を保証するものではありません。