請求突合35時間を8時間に。有料老人ホーム2施設が施設長・事務長の残業を減らしたAIモデル

本記事はモデルケース（架空の導入シナリオ）です。社名・人物・数値はすべて仮のもので、当社の支援内容をイメージしていただくための試算例です。

会社プロフィール

M社は兵庫県神戸市で介護付き有料老人ホーム2施設と訪問看護ステーションを運営する介護事業者です。職員150名。母体は不動産会社で、10年前に介護事業に参入しました。社長の悩みは、2施設の施設長と本部の事務長に介護保険請求、シフト作成、事故報告書の作成が集中し、3名とも月40〜60時間の残業が常態化していることです。「この3人が辞めたら請求もシフトも止まる」と社長は感じていました。

抱えていた課題

1. 請求業務の属人化。月初の介護保険請求は事務長が一人で行い、サービス実績と記録の食い違いを目視で確認。返戻（差し戻し）が毎月数件発生し、その修正にさらに時間がかかっていました。

2. 事故・ヒヤリハット報告の負担。報告書を書くのは現場職員ですが、文章にするのが苦手で施設長が聞き取って代筆。1件あたり1時間かかり、月15件で15時間。報告が遅れて再発防止策の検討も遅れていました。

業務棚卸しで見えた定型タスク

導入したAIエージェント

1. 請求前チェックエージェント

介護ソフトから出力したサービス実績データと日々の介護記録、利用者の認定情報を読み込み、AIが請求前に「記録のない実績」「認定期間外のサービス」「加算の算定要件を満たさない日」を一覧にします。事務長は指摘箇所だけを確認して修正するため、突合作業が月35時間から8時間程度に減り、返戻もほぼなくなる想定です。

2. シフト草案エージェント

職員の休み希望（LINE WORKSで回収）と人員配置基準、夜勤回数の上限をもとに、生成AI（Gemini）が2施設分のシフト草案を作成します。施設長は草案の調整だけで済み、配置基準を下回る日は自動で警告されます。

3. 事故報告書作成エージェント

現場職員がスマートフォンに向かって状況を話すと、AIが法人の報告書様式に沿って文章化し、不足している項目（発生時刻、発見者、利用者の状態）を質問で補います。施設長は内容を確認して承認。報告書は自動で分類・集計され、月次の再発防止検討に使われます。

導入の流れ

1. STEP1 無料相談（60分）：社長と事務長が参加。「請求とシフトが3人に依存している危うさ」を社長が最優先課題と位置づけました。
2. STEP2 AI業務診断・ロードマップ策定（30万円〜）：事務長と施設長2名の1か月の作業記録を分析。返戻の原因の8割が記録と実績の不一致だったため、請求前チェックを最初に作ることにしました。
3. STEP3 実行：M社は内製化支援コースを選択。母体の不動産会社に情報システム担当がおり、介護ソフトの更新や加算の制度改定に合わせて自社で調整できる体制を望んだからです。6か月の伴走で3エージェントを構築しました。

Return on AI 試算

以下はあくまで試算例です。

施設長と事務長の残業は月40〜60時間から15時間程度に減る想定です。事故報告が当日中に出るようになり、再発防止策の検討が早まる効果も見込みます。

経営者の声（モデルケース）

「請求は事務長しか分からない、シフトは施設長しか組めない、という状態が10年続いていました。AIが下ごしらえをして人が確認する形にしたら、3人の残業が減っただけでなく、誰が休んでも回る組織に近づきました」（架空のM社社長の声です）

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※本記事はモデルケース（架空の導入シナリオ）であり、効果を保証するものではありません。