事務2名が毎晩22時まで。長距離運送45名が運行指示AIで月90時間削減・回収5か月

本記事はモデルケース（架空の導入シナリオ）です。社名・人物・数値はすべて仮のもので、当社の支援内容をイメージしていただくための試算例です。

会社プロフィール

A社は広島県を拠点に関東・関西への長距離幹線輸送を行う従業員45名（ドライバー36名、事務・管理9名）の運送会社です。運行指示書の作成、デジタコと日報の突合、高速料金・燃料の精算、荷主への請求照合を事務2名が担当しており、ドライバーの帰庫が集中する夜に作業が重なって毎晩22時まで残業していました。社長の悩みは「事務の1人が辞めると言い出した。2人しか分からない仕事が多すぎて、引き継ぎもできない」というものでした。

抱えていた課題

• 属人化：荷主ごとの運賃計算ルール（距離・車格・付帯作業・待機料）と請求書の様式を把握しているのが事務2名のみ。
• 残業の常態化：翌日の運行指示書作成とその日の日報・精算処理が夜に重なり、事務の残業が月45時間超。
• 照合ミス：手作業の請求照合で運賃の計上漏れが月に数件見つかり、荷主との再確認に時間がかかる。

業務棚卸しで見えた定型タスク

事務・運行管理の31タスクを棚卸しし、上位5つを抽出しました。

合計102時間／月のうち、約90時間がAIエージェントで短縮可能と診断されました。

導入したAIエージェント

1. 運行指示エージェント

荷主からFAX・メールで届く配送依頼をGeminiが読み取り、kintoneの受注台帳に登録。運行管理者が車両とドライバーを割り当てると、積み地・着地・時間指定・注意事項を盛り込んだ運行指示書が自動生成され、LINE WORKSで各ドライバーに配信されます。ドライバーは指示書内の「積み地の詳細」ボタンから、過去の日報に記録された搬入口の写真や注意点も確認できます。

2. 精算・突合エージェント

デジタコの運行データ、ドライバーの日報、高速料金・燃料カードの明細をClaudeが運行単位で突き合わせ、差異のある運行だけを一覧化します。事務担当は差異の確認とドライバーへの問い合わせに集中でき、夜の作業が翌朝に回せるようになりました。

3. 運賃計算・請求照合エージェント

荷主ごとの運賃タリフ・付帯料金・待機料のルールを事務担当へのヒアリングで文書化し、社内DBに登録。運行実績から請求明細を自動計算し、荷主の様式に沿った請求書ドラフトを作成します。ルールが画面上で確認できるため、事務2名以外でも請求業務を担えるようになりました。

導入の流れ

1. STEP1 無料相談（60分・オンライン）：社長と事務担当2名が参加。「まず夜の作業をなくす」ことと「運賃ルールを会社の資産にする」ことを目標に設定。
2. STEP2 AI業務診断・ロードマップ策定（30万円〜）：3週間で31タスクを棚卸し。荷主ごとの運賃ルールの文書化を並行して実施。
3. STEP3 実行：A社は構築委託コースを選択。「事務が残業続きで、勉強する時間が取れない」ことが理由です。当社が3か月で構築し、運用開始後1か月は当社が夜の処理に立ち会って調整しました。

Return on AI 試算

以下はあくまで試算例です。

経営者の声（モデルケース）

「事務の退社が19時前になりました。辞めると言っていた担当者も『これなら続けられる』と残ってくれた。運賃のルールが画面に出るようになって、私自身が初めて荷主ごとの採算をきちんと理解できたのも大きい。」（A社社長・架空の人物）

御社で試すなら

運送管理パッケージに業務を合わせる時代は終わりました。AIなら、御社の荷主ごとの運賃ルールや指示書の様式に完全フィットした運行事務システムをスクラッチで迅速・安価に作れます。事務が2人しかいないという人材難は、AIが活躍できる証拠です。

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※本記事はモデルケース（架空の導入シナリオ）であり、効果を保証するものではありません。